Buchungssätze erstellen: Ein einfacher Leitfaden

Buchungssätze sind das Herzstück der doppelten Buchführung. Sie helfen, jede finanzielle Transaktion in deinem Unternehmen zu dokumentieren und sicherzustellen, dass deine Bücher immer im Gleichgewicht sind. Für Anfänger kann das Thema kompliziert wirken, aber keine Sorge – in diesem Blogbeitrag erkläre ich dir, wie Buchungssätze funktionieren und wie du sie leicht selbst erstellen kannst.

1. Was ist ein Buchungssatz?

Ein Buchungssatz ist eine Art Anweisung, die festlegt, wie eine finanzielle Transaktion in der Buchhaltung zu erfassen ist. Er zeigt an, welche Konten bei einer Transaktion betroffen sind und wie sich die Beträge auf diese Konten auswirken. Jeder Buchungssatz besteht immer aus zwei Teilen: einer Soll-Buchung und einer Haben-Buchung. Diese Struktur bildet die Grundlage der doppelten Buchführung.

• Soll: Hier wird eingetragen, welches Konto „belastet“ wird, also wo der Betrag abgezogen wird.
• Haben: Hier wird eingetragen, welches Konto „gutgeschrieben“ wird, also wo der Betrag hinzufließt.

Die Summe im Soll muss immer der Summe im Haben entsprechen – so bleibt die Bilanz im Gleichgewicht.

2. Die Grundregeln der doppelten Buchführung

Bevor du Buchungssätze erstellen kannst, ist es wichtig, die Grundregeln der doppelten Buchführung zu verstehen:

• Jede Transaktion betrifft mindestens zwei Konten: Ein Konto wird im Soll und ein anderes im Haben gebucht.
• Aktiv- und Passivkonten: Es gibt zwei Arten von Konten – Aktivkonten (z.B. Kasse, Bank, Forderungen) und Passivkonten (z.B. Verbindlichkeiten, Eigenkapital). Die Art des Kontos bestimmt, wie du buchst:
• Bei Aktivkonten wird im Soll gebucht, wenn der Wert steigt, und im Haben, wenn der Wert sinkt.
• Bei Passivkonten wird im Haben gebucht, wenn der Wert steigt, und im Soll, wenn der Wert sinkt.
• Erfolgs- und Aufwandskonten: Diese Konten betreffen Einnahmen und Ausgaben:
• Aufwandskonten werden im Soll gebucht, wenn du etwas ausgibst.
• Ertragskonten werden im Haben gebucht, wenn du Einnahmen hast.

3. So erstellst du einen Buchungssatz

Jetzt, wo du die Grundregeln kennst, zeige ich dir, wie du einen Buchungssatz erstellst. Schauen wir uns ein Beispiel an:

Beispiel 1: Du kaufst Büromaterial im Wert von 200 Euro und bezahlst bar.

1. Bestimme die betroffenen Konten:

• Büromaterial (ein Aufwandskonto)
• Kasse (ein Aktivkonto)

1. Überlege, was passiert:

• Das Konto „Büromaterial“ wird im Soll angesprochen, weil du einen Aufwand hast.
• Das Konto „Kasse“ wird im Haben angesprochen, weil dein Bargeldbestand sinkt.

1. Erstelle den Buchungssatz:

• „Büromaterial 200 Euro an Kasse 200 Euro“

Das bedeutet, dass du 200 Euro als Ausgabe für Büromaterial buchst, was dein Kassenbestand um 200 Euro verringert.

Beispiel 2: Ein Kunde zahlt eine offene Rechnung über 500 Euro auf dein Bankkonto.

1. Bestimme die betroffenen Konten:

• Bank (ein Aktivkonto)
• Forderungen (ebenfalls ein Aktivkonto)

1. Überlege, was passiert:

• Das Konto „Bank“ wird im Soll angesprochen, weil dein Bankguthaben steigt.
• Das Konto „Forderungen“ wird im Haben angesprochen, weil die offene Rechnung (eine Forderung) beglichen wird.

1. Erstelle den Buchungssatz:

• „Bank 500 Euro an Forderungen 500 Euro“

Das bedeutet, dass du 500 Euro als Zahlung auf deinem Bankkonto verzeichnest und die Forderung um denselben Betrag reduziert wird.

4. Typische Fehler beim Erstellen von Buchungssätzen

Auch wenn das Prinzip einfach ist, können beim Erstellen von Buchungssätzen Fehler passieren. Hier sind einige typische Stolperfallen:

• Verwechseln von Soll und Haben: Achte genau darauf, welches Konto im Soll und welches im Haben gebucht werden muss.
• Falsche Kontenwahl: Es ist wichtig, die richtigen Konten zu wählen. Prüfe genau, ob es sich um ein Aktiv-, Passiv-, Aufwands- oder Ertragskonto handelt.
• Fehlende Buchungen: In der doppelten Buchführung müssen immer mindestens zwei Konten angesprochen werden. Vergiss nicht, beide Seiten der Transaktion zu buchen.

5. Hilfsmittel und Tools

Wenn du neu in der Buchführung bist, gibt es viele Tools und Softwarelösungen, die dir das Erstellen von Buchungssätzen erleichtern können. Programme wie Lexware, DATEV oder sevDesk bieten automatisierte Buchungsvorschläge und helfen dir, Fehler zu vermeiden.

Fazit

Das Erstellen von Buchungssätzen mag anfangs kompliziert erscheinen, aber mit ein wenig Übung wird es schnell zur Routine. Wichtig ist, dass du die Grundregeln der doppelten Buchführung verstehst und sorgfältig arbeitest. Mit der Zeit wirst du sicherer im Umgang mit Buchungssätzen und kannst deine Finanzen professionell und zuverlässig verwalten.